Wielu z przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy jest im potrzebna stała obsługa adwokata w prowadzonej przez nich firmie. Znaczna cześć przedsiębiorców decyduje się na skorzystanie z pomocy profesjonalnego pełnomocnika dopiero, gdy staną się stroną sporu z kontrahentem, konkurentem lub pracownikiem albo gdy wyniknie problem innego rodzaju. Czy taki model doraźnej współpracy z adwokatem, jest korzystny dla przedsiębiorcy?
Postawione przeze mnie pytanie jest oczywiście pytaniem retorycznym. Każdy z nas słyszał popularne powiedzenie, że „lepiej zapobiegać, niż leczyć”. Nie inaczej jest w przypadku prowadzenia biznesu i korzystania z usług profesjonalnych prawników – adwokatów. Dlaczego wielu z nas, znając cytowane przeze mnie powiedzenie nie przekłada tej zasady do prowadzonego przez siebie biznesu. Z mojego doświadczenia ze współpracy z przedsiębiorcami wynika, że w wielu przypadkach Klienci mogli uniknąć powstałych problemów, gdyby zawczasu skonsultowali podejmowane działania z prawnikiem. W tych przypadkach, odłożenie rozwiązania problemu na później dla przedsiębiorcy bardzo kosztowne, albowiem wiązało się z koniecznością prowadzenia (niestety) długoletnich i kosztownych sporów sądowych. Zdarza się również tak, że przedsiębiorca próbując rozwiązać problem samodzielnie, sięgają do wyczytanych w internecie rozwiązań podobnych problemów. Jako adwokat przestrzegam przed tego typu rozwiązaniami. Musimy bowiem pamiętać, że każdy problem jest inny – przyjęte rozwiązanie w jednym przypadku, nie koniecznie będzie trafne w innym stanie faktycznym. Niekiedy dla przedsiębiorcy najlepsze okazuje się negocjowanie ugody jeszcze przed tym, gdy sprawa trafi przed sąd, a w innym przypadku korzystniejszym rozwiązaniem jest dochodzenie swoich praw przed sądem. Dodatkowo musimy pamiętać, że w wielu przypadkach nasze pochopne działania mogą przynosić nieodwracalne skutki (np. niewłaściwe uznanie długu, uchybienie terminom ustawowym).
Stałą obsługa prawna przeznaczona jest dla wszystkich przedsiębiorców niezależnie od formy prawnej prowadzonej przez nich działalności gospodarczej, czy branży w jakiej działa przedsiębiorca. Z tego rodzaju pomocy prawnej korzystają zarówno osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, jak i podmioty prawa handlowego – spółki jawne, spółki partnerskie, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialności, czy spółki akcyjne. Z zapytaniami o stałą obsługę prawną zgłaszają się przedsiębiorcy działający w niemal każdej branży. Z doświadczeń mojej Kancelarii wynika, że największe zainteresowanie na stałą obsługę prawną w sektorze prywatnym pochodzi z szeroko rozumianej branży budowlanej, mechaniki pojazdowej, spedycyjnej, handlu (w tym handlu internetowego), IT, a także wśród podmiotów świadczących usługi medyczne.
Najogólniej rzecz ujmując, stała obsługa prawna to stałe i bieżące prowadzenie spraw swojego Klienta. Zakres obsługi uzależniony jest każdorazowo od indywidualnych potrzeb danego przedsiębiorcy. Najczęściej stała obsługa prawna świadczona przez adwokata sprowadza się do:
– tworzenia na zlecenie klienta nowych podmiotów prawa handlowego (zakładania spółek), a także przekształcania i likwidacji już istniejących,
– przygotowania i analizy umów, którymi w przyszłości będzie posługiwał się Klient w prowadzonej działalności gospodarczej,
– analizy, opiniowania i negocjowania zawieranych przez Klienta umów, a także umów już zawartych,
– przygotowywania regulaminów i statutów,
– dochodzenia należności (windykacja),
– reprezentowania klienta przed sądami oraz organami administracji publicznej.
Przewagą stałej obsługi prawnej od doraźnej pomocy prawnej jest to, że przedsiębiorca ma u swojego boku prawnika, który jest doskonale zorientowany w sprawach przedsiębiorstwa – poznaje specyfikę danej branży, a także model działalności Klienta i jego potrzeby w zakresie usług prawnych. Dzięki stałej współpracy, prawnik jest w stanie z czasem wprowadzić do przedsiębiorstwa swojego Klienta rozwiązania, które pomogą uniknąć wielu problemów w przyszłości – np. umowy zabezpieczające interes Klienta, przygotować zawczasu rozwiązania pomocne w przypadku prowadzenia rozmów ugodowych lub innych negocjacji.
Wielu przedsiębiorców krytykuje stałą obsługę prawną wskazując, że jest to dodatkowy i zbędny wydatek dla firmy, a z pomocy adwokata korzystają doraźnie, tylko w sytuacji, gdy jest to konieczne. Owszem, obsługa prawna jest związana z wydatkiem, jednak wydatek ten może przynieść przedsiębiorcy wymierne oszczędności w przyszłości. Przede wszystkim, koszt obsługi prawnej nie jest konsumpcją, tylko inwestycją w dobro firmy. Przeznaczając miesięczną kwotę na honorarium związane ze stałą obsługą prawną, przedsiębiorca inwestuje w bezpieczeństwo swojej firmy. Z drugiej strony, w ogólnym rozrachunku stała obsługa prawna jest rozwiązaniem znacznie tańszym, aniżeli skorzystanie z doraźnej pomocy prawnej. Cena doraźnej usługi prawnika uzależniona jest od kilku elementów – m.in. nakładu pracy, poziomu skomplikowania sprawy, czy wartości zlecenia. W tym przypadku, przed przystąpieniem do samej sprawy, pełnomocnik musi od podstaw zapoznać się z rodzajem problemu, umowami i regulaminami funkcjonującymi u przedsiębiorcy, a także specyfiką jego branży – w tym przepisami ją regulującymi. Czas poświęcony na te czynności oczywiście przekłada się na wysokość należnego pełnomocnikowi wynagrodzenia. Wówczas okazuje się, że przedsiębiorca musi jednorazowo przeznaczyć znaczącą sumę na wynagrodzenie pełnomocnika do konkretnej tylko sprawy.
Inaczej jest w przypadku stałej obsługi prawnej. Jak wspomniałem powyżej, w tym przypadku adwokat zna wszystkie niezbędne mu informacje na temat działalności gospodarczej prowadzonej Klienta, albowiem poznaje je w toku współpracy – więc wie w jaki sposób uniknąć potencjalnych problemów, a w przypadku ich powstania – jak najszybciej je rozwiązać. Z własnego doświadczenia wiem, że wiele z problemów z jakimi dzwonią obsługiwane przeze mnie podmioty można rozwiązać na telefon – ponieważ znam doskonale rozwiązania prawne przyjęte u mojego Klienta (wielokrotnie je analizowałem lub sam przygotowywałem), orientuje się w jego strukturze, czy zakresie wiążących go umów. W takich sytuacjach Klienci nie tracą swojego cennego czasu, na zapoznanie się przeze mnie z problemem i poszukaniem jego rozwiązania.
W przypadku stałej obsługi prawnej wprowadzamy dwa alternatywne modele rozliczenia – ryczałtowy (stała miesięczna kwota niezależnie od nakładu pracy) lub godzinowy (ustalona stawka za każdą godzinę pracy adwokata; adwokat na koniec miesiąca składa rachunek z rozpisaniem czasu jaki poświęcił na poszczególne zlecenia).
Pamiętać należy, że koszty obsługi prawnej przedsiębiorca może w całości doliczyć do kosztów uzyskania przychodu, a także rozliczyć uiszczony z tego tytułu podatek VAT.
Adwokat Michał Gajda
Kancelaria Adwokacka w Szczecinie
Adw. Michał Gajda, absolwent Uniwersytetu Szczecińskiego, Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego oraz Uniwersytetu Jagiellońskiego. Ukończył studia podyplomowe z prawa medycznego oraz prawa karnego skarbowego i gospodarczego. W swojej codziennej praktyce zajmuje się obroną w sprawach karnych, w tym o przestępstwa typowo kryminalne, przestępstwa gospodarcze i skarbowe, a także prowadzi obronę lekarzy w sprawach o w tym tzw. błędy medyczne. Jako specjalista od prawa medycznego, reprezentuje podmioty lecznicze z całej Polski, prowadzi szkolenia dla medyków, jest wykładowcą Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego, a także uczestniczy w pracach Rady Ekspertów Parlamentarnego Zespołu ds. Medycyny Estetycznej.
